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2020-10-07Cerré mi oficina para siempre debido a la pandemia: empresas españolas que se han pasado al teletrabajo ‘full remote’

Xataka |Nada ha hecho tambalear tanto a las oficinas como la pandemia. Cientos de empresas pagando alquileres de lugares vacíos que no utilizan, mientras los trabajadores que podían hacerlo desde casa sacaban el trabajo adelante. Pasada la tormenta (o pensando que ha pasado) queda preguntarse, ¿es necesario seguir teniendo la oficina si la empresa ha seguido funcionando con la gente trabajando desde casa?

Es la pregunta que se han Gudog y Cool Tabs, dos empresas españolas que, teniendo sus oficinas principales en Madrid, han decidido cerrarlas para siempre para comenzar a ser empresas full remote’

Gudog: "Hemos visto que la gente trabaja igual o incluso mejor desde casa ya que tienen más tiempo libre y están más motivados"

Gudog es una empresa tecnológica dedicada a unir propietarios y cuidadores de perros mediante su app, que cuenta ya con 15.000 cuidadores validados actualmente. Según como se describen, son una alternativa a las residencias de animales. Nació en 2012 y ahora han cerrado todas y cada una de sus oficinas en Madrid, Londres, Berlín y Dublín.

Su última oficina se encontraba en Sol, zona céntrica de Madrid, y se habían mudado allí desde hace un año. Antes de la pandemia, estaban terminando de reformarla para tener más espacio, con perspectiva de seguir creciendo y contratando a gente nueva. “Me da un poco de rabia, era muy guay y teníamos un espacio muy cómodo para trabajar”, nos dice Loly Garrido, confundadora de Gudog, con cierta resignación. Son en total 16 empleados, 10 de ellos se encontraban en la oficina de Madrid.

Ya habían probado a trabajar en remoto con algunos empleados de forma puntual, cuando todavía la situación del Covid-19 no existía. Tenían en mente ser más flexibles en un futuro respecto al teletrabajo, dejando a la gente alternar entre oficina y hogar, dependiendo del departamento.

“Cuando llegó marzo, de golpe tuvimos que decirle a la gente que era voluntario venir a la oficina, para luego decirles que definitivamente no podían. Si alguien necesitaba algo se lo mandábamos a casa, pensando que esto duraría solo unos días. Desde entonces nadie ha vuelto a ir a la oficina”.

“Todo este tiempo hasta ahora, con todos en remoto, hemos ido sacando el trabajo y el resultado es bueno. También es verdad que las reservas han bajado, no tenemos el mismo volumen de trabajo que antes del Covid-19, lo estamos recuperando. Independientemente de eso, hemos visto que la gente trabaja desde casa igual o incluso mejor, porque tienen más tiempo libre y están más motivados”.

Entonces llegó el momento de tomar la decisión. Loly Garrido comentó a uno de sus socios que, desde su punto de vista, el equipo estaba trabajando muy bien en remoto, contemplando la posibilidad de que se convierta en algo permanente. Habló uno por uno con todos los trabajadores para conocer su opinión y “saber cómo estaban trabajando desde casa, si querían volver a la oficina y si esta situación les podía suponer algún problema”.

“Puede darse la situación en la que yo estoy trabajando a gusto en mi casa, pero luego hay gente que está trabajando a lo mejor desde un sofá compartiendo piso. Algunos estaban más a gusto teletrabajando que otros, pero todos han coincidido en que la calidad de vida que ganan no teniendo que ir cada día a la oficina, el ir y volver, les compensa no tener un espacio tan cómodo como la oficina.”

Así fue como el 31 de agosto de 2020 se cerró su oficina de Madrid, seguidas de otras que tenían en Londres, Berlín y Dublín. Se encargaron de proveer a todos los empleados con lo que necesitasen para seguir teletrabajando y de buscar un espacio de coworking para aquellos que no pudieran o quisieran trabajar desde casa.

“La verdad es que en estos cinco meses la gente está funcionando genial en su espacio privado para trabajar. Creo que es algo positivo y más ahora que estamos buscando la forma de no sentirnos solos. Pensábamos que esto iba a ser algo temporal y no sabíamos cuánto tiempo iba a durar. Paulatinamente te ibas dejando llevar, esperando que todo pase, pero es verdad que a nivel individual nos hemos llegado a sentir solos. Ahora sabemos que esta va a ser nuestra forma de vida, que vamos a trabajar así, y te lo tomas de otra forma. Te planteas mudarte de casa, mudarte de ciudad… Ha habido compañeros que se han ido a trabajar a casa de sus padres en la playa un mes, teletrabajando con su familia cerca.”

Cool Tabs: "La plantilla que se había visto reducida al 40%, no tenía sentido tener oficina y volvimos al ‘full remote’"

Cool Tabs es otra empresa tecnológica española que va a dejar la oficina atrás también. Se han consolidado como una plataforma que permite la creación y gestión de campañas en entornos online, ya sea redes sociales, web, app, entre otros. Así como la gestión y ejecución de estrategia de Social Listening y Brand Monitoring. Ahora cuentan con más de 400.000 usuarios y casi 250.000 campañas lanzadas para marcas.

Nacieron como una empresa en remoto en 2011 y no tuvieron su primera oficina hasta 2015. Siguieron creciendo a lo largo de los años e hicieron otros dos cambios de oficina, hasta que llegaron a la que tenían ahora. Llegaron a ser entre once y doce empleados, nos explica nos cuenta Alfredo Solano, cofundador y CEO de Cool Tabs.

“Nosotros en realidad lo teníamos muy interiorizado, habíamos crecido en remoto con herramientas como Slack, Trello, Basecamp, Meet... Incluso al principio, por ejemplo, cuando éramos menos personas teníamos un Meet continuo abierto durante toda la mañana con altavoces, como si estuvieras en una oficina, para poder hablar las tres o cuatro personas que estábamos en el equipo. De hecho durante los años que hemos estado en oficina, no todo el mundo estaba presente siempre, muy pocas veces estaba todo el mundo en la oficina a la vez”.

“Llevábamos sin aparecer por la oficina desde el 10 de marzo y debido a la situación actual nos hemos quedado en una plantilla de seis personas ahora mismo. Necesitábamos no desperdiciar recursos y ahí fue cuando pensamos que mantener una oficina así de grande para una plantilla que se había visto reducida al 40%, no tenía sentido y volvimos al full-remote. Como nacimos hace años.”

El teletrabajo ya formaba parte del ADN de la empresa incluso antes de llegar a la oficina por primera vez, así que la transición fue sencilla. Eso sí, de no haber sido por la pandemia Alfredo nos afirma que seguramente hubieran continuado con la oficina abierta y activa.

“Si no hubiera existido esta situación seguro que seguiríamos aquí para cuando la necesitáramos para una reunión entre compañeros, con clientes… Pero ahora con cómo nos encontramos, pues la gente prefiere no venir, no apetece coger un transporte público (la situación en Madrid tampoco es que esté muy controlada o aterrizada) y ese espacio estaba desaprovechado.”

Todos los trabajadores de Cool Tabs empezaron a trabajar en remoto diez días antes del anuncio del confinamiento. Se llevaron sus equipos, portátiles y lo necesario hasta sus casas para no volver nunca más a la oficina.

Todos los cambios logísticos y administrativos que supone cerrar una oficina

Una de las consecuencias directas de cerrar la oficina es el ahorro de alquiler que supone, que no es poco. Para hacerse una idea, Gudog llevaba pagando seis meses por el alquiler de una oficina vacía y “simplemente por dejar la oficina un mes, proveyendo a todo el mundo en su casa de las cosas que necesitaba para trabajar, ya nos ha salido rentable”.

“Además hemos aprovechado las cosas que teníamos en la oficina. Se le ha entregado a cada trabajador su ordenador que tenía en la oficina, su pantalla, incluso las sillas y mesas para quien lo necesitase y eran cosas que ya teníamos. A nivel económico la decisión no fue difícil.”

Ahora están pendientes de las nuevas legislaciones que salgan en torno al trabajo en remoto, ya que estas son escasas, para estar actualizados en lo que se refiere a los trabajadores.

“Como empresa, no pagar el alquiler de una oficina es un ahorro, pero no queremos que ese ahorro sea a costa del trabajador. Por eso nos hemos preocupado de proveer a cada empleado de todo lo necesario y pagar un espacio de coworking a todo el que lo necesite. En el momento en que salgan nuevas legislaciones y se pueda hacer, como empresa haremos el pago de la cuota proporcional de gastos como puede ser de internet, limpieza, entre otros, y lo haremos encantados.”


La última oficina de Cool Tabs, ahora también cerrada.
La última oficina de Cool Tabs, ahora también cerrada.


Cool Tabs también dejó todo a disposición de sus trabajadores: equipo, sillas, soportes, mesas incluidas. En general, cualquier material que tenían en su puesto de trabajo y el correspondiente transporte hasta sus casas. “De hecho, es más complejo todo lo que queda en la oficina y que no se han llevado los trabajadores”, dice Alfredo riéndose.

“Desde el lunes que puse el tweet anunciando que vendemos material de oficina que nos sobra, esta semana no he parado de atender gente. Deshacerte de las cosas que quedan requiere un gasto de tiempo. Luego hay cierto material que necesitas seguir teniendo, por ejemplo los materiales que tenemos cuando vamos a ferias de marketing, a las que vamos a seguir acudiendo en el futuro. Ese material hay que tenerlo en algún sitio y vamos a tener que terminar alquilando algún trastero, por lo que es un gasto adicional.”

Algo a tener en cuenta es que como empresa puedes estar completamente digitalizado, tener interiorizada esa cultura de trabajar y funcionar. Sin embargo, no es lo usual. Desde un punto de vista corporativo y fiscal surgen varios obstáculos que se deben sortear.

“Cuando uno tiene una oficina hay ciertas gestiones que están solucionadas. Hasta ahora tenías una dirección fiscal, donde estabas dado de alta con proveedores, notificaciones de diferentes instituciones donde te enviaban los cheques, los pagos… Parece que no, pero sigue habiendo muchos clientes que te pagan por cheque y te lo envían físicamente a tu oficina. Cuando dejas de tener oficina hay que gestionar todo eso.”

Toca contactar con todos proveedores, notificar en diferentes lugares que dejas de tener oficina, cambiar tu dirección de correspondencia, también la fiscal para la facturación… Toda una serie de implicaciones que se deben resolver.


Un trabajador en la antigua oficina de Cool Tabs.

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Xataka

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