optimización de la gestión y el desempeño organizacional. Fuente Omina.

Las empresas utilizan los KPI para evaluar su éxito y resultados obtenidos al momento de medir los objetivos trazados.

La selección de los KPI idóneos para su organización dependerá de la industria a la que pertenezca y que áreas o departamentos desea medir.

Cada área utilizará diferentes KPI para medir su éxito en función de objetivos y metas comerciales específicos.

Una vez que haya elegido las KPI, querrá realizar un seguimiento de estos indicadores en una herramienta de informes en tiempo real. El seguimiento y medición se puede realizar mediante un software automatizado o bajo supervisión manual.

El software permite a las organizaciones ingresar sus datos en un sistema especialmente diseñado o conectar servicios externos para una recopilación de datos más rápida y precisa.

Características de los KPI

El objetivo los KPI, es optimizar la gestión y desempeño de la organización.

Deben tener una relación estrecha con la estrategia de la empresa y modelo de negocio. Lo que permite al equipo de trabajo desarrollar métodos y acciones en pos de cumplir los objetivos, lo cual será validado a través de los indicadores.

Es importante que los KPI tengan correcta relación y coherencia con las habilidades del personal, y que la medición de sus funciones sea notificada de forma clara, para así evitar malentendidos al medir el desempeño.

Cómo crear los KPI

Para definir los indicadores de forma correcta, el gerente del área debe realizar un análisis, estableciendo un método y una serie de pasos para identificar los KPI correctos para medir el desempeño de su área o empresa. Se recomienda comenzar por los pasos indicados a continuación:

• Identificar el departamento o área a medir.
• Definir el proceso logístico y metodológico para realizar la medición.
• Definir el objetivo.
• Recopilar la información o resultados.
• Ir actualizando el indicador.

Para obtener un indicador efectivo los KPI deben:

• Estar definidos de forma precisa y ser cuantificables.
• Ser comunicados a su organización o departamento.
• Tener estrecha relación con el cumplimiento de tus objetivos.
• Debe ser viable y aplicable en su modelo de negocio.

Existiendo múltiples formas de crearlos, con base a cada departamento u organización, es fácil acertar o errar en elección de los indicadores. Si el KPI está desalineado con los objetivos generales y específicos del departamento, la mejor opción es descartarlo.

Ejemplos de KPI para empresas

La mejor formar de familiarizarse con los indicadores es conocer algunos ejemplos e identificar cuáles se ajustan más a su modelo de negocio.

Indicadores:

• Total de ausencias registradas por un trabajador mensualmente.
• Cantidad de productos entregados a tiempo semanalmente.
• Número de artículos producidos en una fábrica durante un mes.
• Valor de las ventas realizadas por trimestre.
• Importe de las fallas o artículos defectuosos registrados por semana.

Ejemplo de KPI:

Una empresa vendió un total de $400.000 en el último trimestre. Sin embargo el KPI media el objetivo de alcanzar $500.000 en ventas.

Es decir que los $400.000 registrados en el trimestre, representan un 80% de cumplimiento del objetivo.

KPI: Realizar $500.000 en ventas durante 90 días.

Resultado: $400.000 = 80% de cumplimiento.

Para obtener la mayor utilidad, los KPI deben ser medidos, informados y actualizados constantemente, buscando mantener la alineación de los indicadores con nuestros objetivos.

Revisar los indicadores a diario a través de un software, semanalmente o una vez al mes, es la mejor forma de detectar fallas, y ejecutar a tiempo acciones que mejoren el desarrollo de la organización.