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2016-05-12Tres grandes desafíos en la gestión de proyectos globales

EY | Tradicionalmente la gestión de proyectos de las compañías se enfocaba en el manejo de metodologías, el desarrollo de competencias técnicas y la búsqueda del logro de objetivos. El entorno global ahora plantea exigencias adicionales en la gestión de equipos multiculturales; que, incluso, pueden estar en diferentes latitudes; para desarrollar actividades de alto impacto en el adelanto de negocios con sus respectivos stakeholders, de diferentes intereses y necesidades.

De acuerdo con Jorge Zubieta, gerente senior de consultoría de EY Colombia, “Cada vez es más común contar con aliados y proveedores, e incluso personal lejos de las fronteras geográficas y culturales del negocio. Por ejemplo, un producto que se diseña en Italia, se desarrolla en la India, se fabrica en China y se comercializa en América Latina, con recursos provenientes de Dubái y gestión netamente colombiana”.

Esta situación ha requerido que los gerentes de proyectos afronten tres grandes desafíos: lograr el trabajo en equipo y compromiso, asegurar una comunicación efectiva y gestionar todo el proceso basado en resultados.

Sobre todo, trabajo en equipo

La mayoría de los conflictos en un plan de trabajo se presentan por falta de una definición clara de las reglas básicas, y en un proyecto global en el que confluyen varios idiomas de forma simultánea, así como diversidad de costumbres laborales, no hay mejor aliado que la comunicación escrita y esta debe aprovecharse para definir reglas de trabajo, de ejecución y participación en reuniones, metodologías en la publicación de documentos, la gestión del conflicto y el gobierno, la supervisión y la retroalimentación de las actividades.

Desde el inicio es importante que el equipo se conozca, por esto es recomendable destinar un lugar centralizado con los perfiles personales, la experiencia y los conocimientos de cada miembro del equipo. Igualmente, es recomendable hacer público un documento con las definiciones e información básica del proyecto, como un ‘brief’, de forma que cualquier nuevo miembro pueda tener un abordaje y una conexión más rápida y fácil con los retos y el compromiso.

La confianza y la identidad del equipo se construirán mientras se superan las barreras geográficas y de conectividad a lo largo de la ejecución del proyecto, para ello es vital que se promueva una comunicación continua a través de llamadas y videoconferencias, por ejemplo. También hay otros mecanismos de comunicación escritos basados en internet que pueden ayudar al desarrollo del equipo, como la utilización de foros, chats o redes sociales.

¿Cómo gestionar los resultados?

Al inicio del proyecto deben estar definidos los métodos y herramientas de publicación, junto con las de revisión, las de control de versiones y de aprobación de los productos. De igual manera, deben haberse establecido y publicado con antelación los estándares, fechas, mecanismos de reporte y la manera en la que se gestionarán riesgos y problemas.

Algo que se suele suponer erróneamente es la definición de las expectativas de los resultados y sus revisores. Es clave que esas expectativas sean acordadas desde el inicio y que sean conocidas por todos los interesados, para que al momento de aceptar el producto éstas metas se revisen de forma adecuada por las personas idóneas.

Afrontar todos estos retos tiene como factor común la capacidad del gerente o director del proyecto para comunicarse eficientemente durante todo el trabajo. Desde la planeación hasta la aceptación de los resultados deben comunicarse los planes, las expectativas, los avances, los riesgos y problemas, y en general toda la información para que independientemente de la cultura, el idioma, la zona horaria o la ubicación, el equipo desarrolle una identidad única, que se encuentre informado y participe activamente en el proyecto.

“Las tecnologías han evolucionado vertiginosamente en las últimas décadas, por ejemplo los sitios en intranet, las herramientas colaborativas en línea para gestión de proyectos, los repositorios documentales, los foros y las redes sociales, junto con soluciones para gestión en la nube y aplicaciones móviles, entre otros, serán los grandes aliados para superar estos desafíos cada vez más comunes”, afirma Zubieta.

Acerca de EY

EY es líder global es servicios de aseguramiento, impuestos, transacciones y asesoría. Los aprendizajes y servicio de calidad que proveemos nos ayudan a construir seguridad y confianza en los mercados de capital y en economías alrededor del mundo. Desarrollamos líderes excepcionales que trabajan con equipos de alto desempeño con el propósito de cumplir a todos nuestros públicos objetivo. Al hacer esto, jugamos un papel muy importante en la construcción de un mejor entorno de negocios para nuestra gente, nuestros clientes y nuestras comunidades. Dos de los socios de EY sirven como miembros del IPSASB, organismo emisor de las Normas Internacionales para el Sector Público.


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