Cuando hablamos de optimización de procesos nos referimos a la metodología que busca dar solución a los errores, inconvenientes o problemáticas de los diversos procesos, logrando la eficiencia y la eficacia de los mismos, reduciendo tiempos, costos y residuos.  

Los pasos para realizar una optimización de procesos efectiva de una organización, son los siguientes:

Identificar: como primera medida se deben establecer los procesos que muestran deficiencias o causen molestias y descontentos a los clientes. También se debe plantear el objetivo y las metas de la optimización, determinar el ciclo completo del proceso e identificar el departamento y los encargados del mismo.

Analizar: en este paso se revisa por qué el proceso no cumple eficazmente con los objetivos deseados. Efectuando el control estadístico del proceso y determinando el error o la ineficiencia por optimizar, desde el tiempo gastado, los costos, las materias primas o productos usados y la generación de residuos. Este análisis debe ser exhaustivo, ya que cada detalle es de gran importancia.

Implementar: después de identificar las posibilidades de cambio y mejoras del proceso, se eliminan los elementos innecesarios y se optimiza y automatiza el mismo. Es necesario que todos los trabajadores de la organización estén conscientes de la nueva metodología y funcionamiento del proceso, para que se apliquen las mejoras eficazmente. La automatización de los procesos es indispensable para lograr la reducción de costos, prevenir errores, disminuir los residuos y lograr una mayor productividad.

Monitorear: en este paso se supervisa de manera micro y macro el rendimiento del proceso y si está cumpliendo con el objetivo deseado. Puede que se identifiquen nuevos obstáculos y posibles mejoras, por lo cual se debe repensar el proceso, superar los inconvenientes, implementar los ajustes y volver a automatizar. 

La optimización de procesos es un proyecto cíclico y constante de la gestión de mejora continua, que debe volverse fundamento cultural de la organización para lograr la satisfacción del cliente, la felicidad y comodidad de los empleados, el aumentó de ingresos y la reducción de desperdicios; todo, en niveles nunca antes vistos.

Con la optimización de procesos se logra combatir y suprimir los errores técnicos o humanos de la cotidianidad de la organización. Se refuerza y aumenta la eficiencia y la eficacia de cada uno de los trabajadores. Además se obtiene la maximización de los procesos automáticos y repetitivos. 

Es necesario destacar que la tecnología utilizada como herramienta para agilizar los objetivos de los procesos de un proyecto, minimizar o suprimir cualquier error, y perfeccionar los recursos con los que cuenta la organización, no es el fin último de la optimización, sino un medio para conseguir la mejora continua.

Tendencias en optimización de procesos

Situaciones como las restricciones por la pandemia del COVID-19, sumado a los diversos adelantos tecnológicos en años recientes, han generado que las organizaciones en la búsqueda de ser más competitivas, efectúen la optimización de procesos en su ejercicio de mejora continua.

Para lograr la efectiva satisfacción del cliente, las empresas están automatizando sus procesos, desde la logística en la recepción de suministros y materias primas, pasando por la fabricación de productos, hasta la entrega final de los mismos. Adoptando modelos comerciales como la inteligencia de negocios, dentro de su arquitectura empresarial.

La revolución industrial 4.0 está mejorando los espacios urbanos buscando ciudades inteligentes con sistemas de movilidad sostenibles. Tecnologías como la geolocalización o los autos autónomos pueden lograr que la automatización de los procesos logísticos sea más eficaz y se reduzcan costos.

Otra gran tendencia son las tecnologías de ahorro energético, con modelos de energías renovables, ya que la legislación de gran cantidad de países miembros de la Organización de las Naciones Unidas, aprobaron la resolución que adopta la Agenda 2030 para el Desarrollo Sostenible, donde se fomenta el uso de este tipos de energías.

Con respecto a las tendencias en la industria 4.0, podemos ver una gran cantidad de avances tecnológicos que aportan a la optimización con la digitalización de los variados procesos de las empresas, tales como: redes 5G, internet de las cosas, 3D printing, cloud computing o trabajo en la nube, edge computing, inteligencia artificial, robótica móvil, colaboración entre robots y humanos, drones y ciberseguridad, hiper-automatización, donde se fusionan la automatización robótica con plataformas digitales y herramientas como machine learning. Además, el futuro de los negocios está teniendo una gran evolución, con la adopción de recursos de analítica de los datos generados por el big data.

En conclusión, las organizaciones están adoptando la digitalización y la robotización para lograr automatizar sus procesos productivos, mejorando la cadena de suministros. La modernización de las organizaciones, optimizando sus procesos al límite, es fundamental para poder ser parte del actual mercado global, que cada vez se hace más competitivo.      

Mauro Sastoque Campos
Revista Virtual Pro

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